‘Omdat processen piepen en kraken heeft iedereen het druk, en omdat iedereen zo druk is, vindt niemand tijd om die processen te verbeteren. Met de run and change-methode kun je dit doorbreken.’

1. Hire for attitude, train for skills

‘In een scale-up veranderen dingen continu. Dat vraagt om mensen met de juiste mentaliteit. Je wil iemand die flexibel is, vooruit wil, toegewijd is en een hoge leercapaciteit heeft. Als die attitude er is, dan zijn de skills over het algemeen goed aan te leren. Andersom is ingewikkelder.’

2. Kies analytisch vermogen op junior functies

‘Durf tegelijkertijd hogeropgeleiden te kiezen voor junior posities, zodat ze hun functie niet alleen operationeel aankunnen, maar ook het analytisch vermogen hebben om processen naar een hoger plan te tillen. Een veelgehoord probleem is de verveling die hogeropgeleiden in junior functies ervaren. Dat voorkom je door die posities diverser in te richten en basiswerkzaamheden te combineren met uitdagender projecten.’

3. Run and change

‘In een snelgroeiende scale-up ontstaat er vaak een vicieuze cirkel: omdat processen piepen en kraken heeft iedereen het druk, en omdat iedereen zo druk is, vindt niemand tijd om die processen te verbeteren. Met de run and change-methode kun je dit doorbreken. Sta in een wekelijkse meeting stil bij run-werkzaamheden (de dagelijkse operatie) en change-werkzaamheden (veranderprojecten). De ene week kom je aan je change-werkzaamheden toe, de andere niet – maar doordat je erop monitort, maak je bewustere keuzes.’

4. Creëer een feedback loop

‘Tijdens het veranderen van processen gaat er van alles fout. Dat is onvermijdelijk. Creëer een mindset binnen het team waarin reflecteren centraal staat, zodat iedereen gewend raakt om een fout niet alleen op te lossen, maar ook na te denken over hoe die fout is ontstaan en kan worden voorkomen.  Zo’n feedback loop kost op de korte termijn tijd, maar levert op de lange termijn veel op.’

5. Veranderen doe je niet in één keer

‘Verwacht tegelijkertijd niet dat je met een doorgevoerde verandering in één keer de juiste draai hebt gemaakt. Een verandering moet je finetunen – blijf feedback ophalen en finetunen. Verandering wordt makkelijker als je het in kleine stapjes doet, zodat je flexibel blijft en snel bijstuurt. Small steps, big changes.’

6. Structureer en centraliseer je traffic

‘In een scale-up gaat communicatie vaak ongecontroleerd door elkaar heen lopen. Er wordt geappt, gemaild, geslackt – als je dat niet structureert, komt alles overal tegelijkertijd binnen, waardoor je niet meer aan je werk toekomt. Zorg dat je de traffic centraliseert, zodat je die op gezette tijden op kunt pakken en zelf bepaalt wanneer je uit je productieve bubbel wordt gehaald. Bovendien moet het elimineren van uitzonderingen  hoog op de ‘change’ projectenlijst staan, dit voorkomt onnodige traffic.’

7. Werk met accountability

‘Wijs voor elk project één verantwoordelijke aan. Dit vastleggen samen met het team is voor mij een game changer geweest. Het werkt empowering, je zorgt ervoor dat iedereen iets heeft om zijn hart in te stoppen, en je voorkomt dat je er in een team per ongeluk vanuit gaat dat iemand anders iets gaat oppakken, waardoor uiteindelijk niemand het oppakt.’

8. Keep it fun

‘Als Head of Finance bij Ace & Tate heb ik geleerd: blijf met elkaar lachen, juist als de druk hoog is. Als er een urgent payment moest worden gedaan, zetten we de tune van Rocky op. Bij sollicitatiegesprekken vroegen we wat iemands favoriete saus is. Met een vrolijke sfeer houd je je bedrijf menselijk – uiteindelijk ben je niet bezig met levens redden. Ook belangrijk: sta niet alleen stil bij wat er gedaan moet worden, maar ook bij wat er al behaald is. Vier die successen!’